¿Cómo planear una comunicación efectiva?

¿Cómo planear una presentación efectiva?

El tiempo invertido en una planeación antes de comenzar la creación de una presentación multimedia es indispensable. Algunos de los elementos que se deben considerar al momento de la planificación de una presentación son:

¿Cuál es el mensaje? En primer lugar se hace necesario determinar las ideas principales que se desean comunicar y organizar la información que se utilizará para apoyarlas. Es útil pensar en el texto, imágenes, sonido y otros componentes que permitirán que se comuniquen efectivamente las ideas y conceptos.

¿Quién es la audiencia? Uno de los factores determinantes al momento de planificar una presentación es conocer para quien va dirigida esta presentación. ¿Cuál es la edad promedio?, ¿Cuál es su especialidad?, ¿Tienen conocimiento del tema de presentación?, ¿Esperan muchos detalles?, etc.

¿Cuál es el medio? Por ejemplo, si piensas presentar la creación multimedia haciendo uso de un proyector de transparencias, no es lógico introducir efectos multimedia especiales y animaciones. Por el contrario, el uso de un proyector multimedia y una pantalla de proyección posibilita incorporar elementos animados y componentes multimedia. Si la presentación será mostrada a través de Internet es recomendable reducir su composición para que el rendimiento no baje demasiado.

¿Cuáles son las condiciones del salón? A medida que sea más grande el salón en el que se dará la presentación más grandes tendrán que ser el tamaño de letra y las imágenes empleadas; como consecuencia habrá menos información en cada diapositiva. Si el ambiente se oscurece durante la presentación, se recomienda el uso de colores vivos, de tal forma que se ayude a iluminar el salón y permitir que la audiencia participe.


Presentaciones sencillas…presentaciones efectivas

Una recomendación muy válida consiste en elaborar las diapositivas tan sencillas como se pueda. Una de las faltas que se tienden a cometer al momento de crear presentaciones es bombardear a la audiencia con mucha información; comúnmente nos encontramos con diapositivas que parecen documentos de un procesador de texto.

Nota: lo importante en una presentación es el contenido. Al diseñar una presentación, lo determinante es que al finalizar la audiencia identifique los puntos clave claramente

La consistencia cuenta

“En la variedad esta el gusto”, dice un conocido refrán, pero demasiada variedad no es la opción para una presentación multimedia. La consistencia entre las diapositivas de una presentación es esencial, ya que permitirá crear una identidad profesional, una especie de “sello visual” para esto podemos tomar en cuanta los patrones, combinaciones de color y las plantillas que utilizaremos.

Es importante considerar:

• El diseño multimedia facilita la creación y el desarrollo de recursos que puedan apoyar los procesos de enseñanza y aprendizaje.
• Seleccionar el tema sobre el cual se realizará la presentación y planear su estructura Primer paso
• Delinear los temas centrales ¡Importante!
• Ingresar el contenido y darle unidad de formato, estilo y color. A continuación
• Ideas: Determinar los destinatarios, Tener en mente la duración de la presentación, Seleccionar cuidadosamente los elementos audiovisuales
• Definir posibles animaciones, vínculos y botones de acción a incluir.
• Por último Comprobar el correcto funcionamiento de la presentación

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Una presentación original y multimedia logra atraer la atención, y aumentar el interés por el tema tratado.

Conclusión:

¿Consideras importante la planeación adecuada al realizar presentaciones multimedia? ¿Por qué?

Para elaborar una presentación multimedia correctamente, al igual que en todo se necesita una planeación previa. Considero importante esta planeación porque te permite tomar en cuenta todos los puntos que quieres tratar, a veces si no los planeamos a la hora olvidamos incluirlos aunque fueran sumamente importantes. La calidad de la presentación testifica que tanto tiempo dedicamos para planearla.  

Importancia de Priorizar

“Lo que importa mas nunca debe estar a merced de lo que importa menos” (Goethe, sabio Alemán)

Esta característica se refiere a la administración del tiempo, en hacer primero lo primero. Saber administrar bien el tiempo, en hacer “primero lo primero”. Saber administrar bien el tiempo, es una actividad de suma importancia.

Para organizar nuestro tiempo de forma eficaz en el trabajo deberemos, destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma seremos nosotros los gestores de nuestro tiempo, no las circunstancias o los imprevistos sin importancia.

En primer lugar, debemos listar las tareas que debemos realizar y, acto seguido, determinar qué acciones o tareas son las más importantes y las más urgentes:La administración del tiempo se centra en hacer primero lo importante para mi vida. No debemos dejar estas actividades para “después” ya que “después” se convierten en actividades urgentes y se corre el riesgo de no realizarlas o realizarlas mediocremente.

Las actividades urgentes son aquellas que hay que realizarlas ya. Mientras que las importantes son aquellas que contribuyen a realizar mi misión; es una actividad que agrega valor a mi vida.

Según Stephen Covey, autor del libro “Primero lo primero”, existen cuatro cuadrantes en los que toda persona desarrolla sus habilidades y pueden ayudarnos a organizar mejor nuestro tiempo:

Cuadrante 1: Lo urgente e importante. Es el cuadrante de la crisis, de los problemas apremiantes, de las tareas que se vencen.

Cuadrante 2: No urgentes, importantes. Es el cuadrante de la prevención, la planificación, la recreación, de reconocer y aprovechar nuevas y buenas oportunidades.

Cuadrante 3: No importante, urgente. Es el cuadrante de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no importantes, de las actividades apremiantes.

Cuadrante 4: No urgente, no importante. Es el cuadrante de las trivialidades, de la pérdida de tiempo.

Administrar bien el tiempo implica cómo realizar las tareas que son importantes y urgentes  y, si te es posible, las tareas importantes aunque no sean urgentes.

Asigna un tiempo máximo para cada actividad, con la finalidad de que no estemos más tiempo del necesario, restando tiempo a otras que sí lo son. Determina asimismo qué otros recursos necesitas para realizar correctamente la tarea y si necesitas la ayuda o la implicación de otras personas o departamentos. Infórmales lo antes posible para que te confirmen su disponibilidad y puedan organizarse ellos también.

Para ser eficaz, debes aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas (delegar) y elimina de tu agenda a todos ladrones del tiempo.

Es importante tomar en cuenta tres aspectos:

1. PRIORIZAR EN FUNCIÓN DEL TIEMPO LÍMITE. Hay veces en las que tenemos que realizar una tarea concreta antes de un tiempo establecido.

2. PRIORIZA EN FUNCIÓN DE LOS DEMÁS. A nadie le gusta esperar así que si debes hacer algo que afecte a otra persona, prioriza.

3. PRIORIZA EN FUNCIÓN DE LA TAREA.Así que si priorizamos aquellas tareas pesadas hacemos que este peso desaparezca lo antes posible. Las tareas más agradables no estarán continuamente en nuestra cabeza martirizándonos, sino que cuando las tengamos que hacer las haremos, sin más, o incluso disfrutaremos de ellas. 

Revisa regularmente tu agenda para comprobar tu avance respecto a los objetivos que te habías propuesto y, si es necesario, re-planifica tus tareas.

Conclusión:

La importancia de priorizar se centra en tan solo la vida cotidiana de uno mismo, saber administrar el tiempo es generar un orden de las actividades en orden de prioridad. Esto te ayuda a prevenir situaciones de estrés y a ignorar las distracciones o interrupciones que intervengan en la realización de  tus actividades.   

Introducción a Presentaciones Multimedia


1) Tecnologías de la información y la Comunicación (TIC)

Tecnologías basadas en computadora y comunicaciones por computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir información a la gente y unidades de negocios tanto internas como externas en una organización.

Una de las principales características de las TIC es el cambio que introducen en la producción de la información y la comunicación, al dar lugar a una transformación de la edición de los diferentes materiales y contenidos. Se acelera el proceso y propicia ahorro en recursos de tiempo, técnicos, humanos y económicos.

Es indispensable recordar que la comunicación consiste en el envío de mensajes con el propósito de afectar a otros mediante recursos de información. La información se constituye esencialmente por los datos externos de la realidad; la información es una parte de la comunicación, son los elementos con que estructuramos un mensaje; aunque no, necesariamente, toda la información involucra comunicación.

Las características generales de las novedades en la producción y la configuración de la información son:

• La integración de texto escrito, gráficas, imagen (fija o en movimiento), sonido y video
• La digitalización
• La interactividad

La integración de diversos elementos hace acudir a diversas tecnologías de expresión , comunicación, información, sistematización y documentación, para dar lugar a aplicaciones en la educación, la diversión y el entretenimiento, la información, la comunicación y la capacitación.

Esta integración da lugar a una tecnología de tipo digital que emplea la computadora, sus sistemas y periféricos que se conoce como multimedia. Esta tecnología tiene diversas expresiones y posibilidades tecnológicas.

Multimedia

La multimedia, antes que una mezcla de medios debe ser considerada como una tecnología que posibilita la creatividad y la expresión, mediante la computadora y dispositivos; además se hace necesario destacar que la producción y creación multimedia por medio de la computadora reduce el gasto de recursos técnicos y económicos.

Si se dispone de una computadora personal con programas específicos de multimedia y algunos periféricos básicos, esta tecnología hace posible que quien lo desee se convierta en productor de una presentación multimedia.

Multimedia se define como la interacción de múltiples medios: sonido, texto, voz, video e imágenes. La multimedia se logra, además de los dispositivos fundamentales del equipo de computo, con las aplicaciones que posibilitan la integración de texto, imágenes, sonido, video y animación, Multimedia es una suma de Hardware y Software en busca del mismo objetivo: Humanizar la máquina. La interacción facilita la atención, la comprensión, y la retención de información, consiste en la integración de varias tecnologías de comunicación a través de la computadora, dando lugar a datos digitales, sonidos digitales, imagen digital etc.

¿Cuáles son algunas aplicaciones de la multimedia?

La multimedia es una tecnología que ha encontrado diversidad de aplicaciones en diversos campos. Comenzó por aplicaciones en la diversión y el entretenimiento a través de los juegos de video. De ahí, se pasó a las aplicaciones de información y la educación, para pasar al campo de la capacitación y la instrucción, a la publicidad y marketing, hasta llegar a las presentaciones de negocios, a la oferta de servicios y productos y la administración, Inicialmente, lo que se aprovecha de este recurso es su enorme capacidad de ofrecer información llamativa.

Multimedia en las empresas

Las principales aplicaciones se dan en:

• La inducción, capacitación y entrenamiento de personal
• En el procesamiento de altos volúmenes de información
• En el intercambio y circulación de información: Quiscos multimedia, presentaciones, sitios Web multimedia, etc.
• El trabajo en equipo para elaborar proyectos

Multimedia en la publicidad

Las principales aplicaciones en este campo son:

• La presentación multimedia de negocios, de productos y servicios
• La oferta y difusión de los productos y servicios a través de quioscos de información y sitios Web multimedia.

Multimedia en la educación

La característica de la interactividad de multimedia, permite navegar por un programa y buscar la información sin tener que recorrerlo todo, logra que la tecnología se aplique en diferentes formas:

• Como medio de orientación: presentaciones multimedia y sitios Web de índices de orientación en universidades, museos, exposiciones virtuales, etc.
• Medio didáctico: Capacitación con interactividad, simulaciones y realidad virtual.
• Libro electrónico: se puede tener acceso a libros, bibliotecas y colecciones de enciclopedias multimedia



Multimedia en el entretenimiento.

La tecnología multimedia es la base de los juegos de video, pero también tiene aplicaciones en diversiones de tipo cultural como cuentos infantiles interactivos, exploración de lugares (museos, ciudades, cabinas espaciales, etc.) a manera de visitas virtuales, etc.


Actividad 1
¿Consideras importante el uso correcto de las TIC en tus estudios y en tu futura área laboral?    
¿Por qué?
Las TIC nos permiten comunicar información, nos son útiles para transformar nuestros materiales y contenidos, es por eso que es importante contar con la capacidad de integrar adecuadamente el texto que tenemos con las gráficas, las imágenes, el sonido e incluso los videos porque las TIC podrán ser un gran apoyo pero si no las usamos de manera adecuada, no daremos la impresión que buscábamos. Pienso que si es importante que use correctamente las TIC, ya que da una imagen de que tipo de persona es la que ha presentado algún tema mediante éstas. El simple hecho de como luzca, la creatividad que haya usado sin perder el enfoque correcto, es de los aspectos más importantes para la muestra de que es una persona que se ha preparado, sabe y domina lo que está presentado. Esto abarca desde mis estudios hasta que ejerza un trabajo.