Importancia de Priorizar

“Lo que importa mas nunca debe estar a merced de lo que importa menos” (Goethe, sabio Alemán)

Esta característica se refiere a la administración del tiempo, en hacer primero lo primero. Saber administrar bien el tiempo, en hacer “primero lo primero”. Saber administrar bien el tiempo, es una actividad de suma importancia.

Para organizar nuestro tiempo de forma eficaz en el trabajo deberemos, destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma seremos nosotros los gestores de nuestro tiempo, no las circunstancias o los imprevistos sin importancia.

En primer lugar, debemos listar las tareas que debemos realizar y, acto seguido, determinar qué acciones o tareas son las más importantes y las más urgentes:La administración del tiempo se centra en hacer primero lo importante para mi vida. No debemos dejar estas actividades para “después” ya que “después” se convierten en actividades urgentes y se corre el riesgo de no realizarlas o realizarlas mediocremente.

Las actividades urgentes son aquellas que hay que realizarlas ya. Mientras que las importantes son aquellas que contribuyen a realizar mi misión; es una actividad que agrega valor a mi vida.

Según Stephen Covey, autor del libro “Primero lo primero”, existen cuatro cuadrantes en los que toda persona desarrolla sus habilidades y pueden ayudarnos a organizar mejor nuestro tiempo:

Cuadrante 1: Lo urgente e importante. Es el cuadrante de la crisis, de los problemas apremiantes, de las tareas que se vencen.

Cuadrante 2: No urgentes, importantes. Es el cuadrante de la prevención, la planificación, la recreación, de reconocer y aprovechar nuevas y buenas oportunidades.

Cuadrante 3: No importante, urgente. Es el cuadrante de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no importantes, de las actividades apremiantes.

Cuadrante 4: No urgente, no importante. Es el cuadrante de las trivialidades, de la pérdida de tiempo.

Administrar bien el tiempo implica cómo realizar las tareas que son importantes y urgentes  y, si te es posible, las tareas importantes aunque no sean urgentes.

Asigna un tiempo máximo para cada actividad, con la finalidad de que no estemos más tiempo del necesario, restando tiempo a otras que sí lo son. Determina asimismo qué otros recursos necesitas para realizar correctamente la tarea y si necesitas la ayuda o la implicación de otras personas o departamentos. Infórmales lo antes posible para que te confirmen su disponibilidad y puedan organizarse ellos también.

Para ser eficaz, debes aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas (delegar) y elimina de tu agenda a todos ladrones del tiempo.

Es importante tomar en cuenta tres aspectos:

1. PRIORIZAR EN FUNCIÓN DEL TIEMPO LÍMITE. Hay veces en las que tenemos que realizar una tarea concreta antes de un tiempo establecido.

2. PRIORIZA EN FUNCIÓN DE LOS DEMÁS. A nadie le gusta esperar así que si debes hacer algo que afecte a otra persona, prioriza.

3. PRIORIZA EN FUNCIÓN DE LA TAREA.Así que si priorizamos aquellas tareas pesadas hacemos que este peso desaparezca lo antes posible. Las tareas más agradables no estarán continuamente en nuestra cabeza martirizándonos, sino que cuando las tengamos que hacer las haremos, sin más, o incluso disfrutaremos de ellas. 

Revisa regularmente tu agenda para comprobar tu avance respecto a los objetivos que te habías propuesto y, si es necesario, re-planifica tus tareas.

Conclusión:

La importancia de priorizar se centra en tan solo la vida cotidiana de uno mismo, saber administrar el tiempo es generar un orden de las actividades en orden de prioridad. Esto te ayuda a prevenir situaciones de estrés y a ignorar las distracciones o interrupciones que intervengan en la realización de  tus actividades.